Kòman pou fè yon Microsoft Word Mail konjwen soti nan yon Excel Spreadsheet

Fichye Mail Merge Microsoft a pèmèt ou voye dokiman an menm ak chanjman ti tay nan yon gwo kantite moun ki resevwa yo. Tèm "fizyone" la soti nan lefèt ke se yon sèl dokiman (yon lèt, pou egzanp) fusionné ak yon dokiman sous done , tankou yon calcul .

Pawòl lapòs fizyone karakteristik travay san pwoblèm ak done ki sòti nan Excel. Pandan ke Pawòl tou pèmèt ou kreye sous pwòp done li yo, opsyon pou lè l sèvi avèk done sa yo yo limite. Pli lwen, si ou deja gen done ou nan yon calcul, li pa fè anpil sans repete tout enfòmasyon ki nan sous done Pawòl la.

Prepare Done ou pou Konfere Mail

Teyorikman, ou ka itilize nenpòt Fèy travay Excel nan yon fonksyon lyezon Word lapòs san okenn preparasyon espesyal. Sepandan, li rekòmande ke ou pran kèk tan pou prepare fèy travay ou pou optimize pwosesis fizyon lapòs la .

Isit la se yon gid kèk obsève ki pral ede fè lapòs pwosesis la merge ale pi plis fèt san pwoblèm.

Òganize done Spreadsheet ou yo

Nan risk pou yo deklare evidan a, ta dwe done ou yo dwe òganize nètman nan ranje ak kolòn. Panse nan chak ranje kòm yon dosye sèl ak chak kolòn kòm yon jaden ou pral insert nan dokiman ou. (Tcheke Tutorial didacticiel Excel a si ou bezwen yon resèpteur.)

Kreye yon ranje Header

Kreye yon ranje header pou fèy la ou gen entansyon itilize pou lapòs la amalgame. Yon ranje header se yon ranje ki gen etikèt ki idantifye done ki nan selil ki anba yo. Excel ka finicky pafwa sou différenciés ant done ak etikèt, se konsa fè sa yo klè lè l sèvi avèk tèks fonse, fwontyè selil ak lonbraj selil ki inik nan ranje a header. Sa pral asire ke Excel différenciés de rès done ou.

Pita lè ou ap fusion done yo ak dokiman prensipal la, etikèt yo ap parèt kòm non yo nan jaden yo fizyone, se konsa pa pwal gen okenn konfizyon sou sa ki done ou ap mete nan dokiman ou an. Anplis de sa, li nan yon pratik bon yo mete etikèt sou kolòn ou, menm jan li ede anpeche erè itilizatè.

Mete tout done sou yon Fèy Single

Done ou gen entansyon itilize pou lansman lapòs la dwe sou yon sèl fèy. Si li gaye nan plizyè fèy papye, ou pral bezwen konbine fèy papye yo oswa fè fizyasyon miltip. Epitou, asire ke fèy papye yo byen klè yo te rele , jan ou ap bezwen pou kapab chwazi fèy ou vle pou itilize san gade li.

Asosye yon Sous Done nan yon Konfidansye Mail

Pwochen etap la nan pwosesis la fizyone lapòs se asosye calcul ou Excel calcul ak dokiman Pawòl ou.

  1. Sou la Mail Merge ba ikòn, klike sou bouton an Sous Open Open .
  2. Nan bwat dyalòd Chwazi Done Sous la, navige nan dosye yo jiskaske ou jwenn travay ou Excel. Si ou pa kapab jwenn dosye Excel ou a, asire w ke "tout sous done" yo chwazi nan meni an demaraj ki make "Dosye nan kalite."
  3. Double-klike sou sous ou sous Excel sous, oswa chwazi li, epi klike sou Open .
  4. Nan ti bwat la dyalòg Chwazi, chwazi fèy la Excel ki gen done yo ou vle rantre ak dokiman ou.
  5. Asire w ke bwat la bò kote "Premye ranje nan done gen header tèt" se tcheke.
  6. Klike sou OK .

Kounye a ke sous la done ki asosye ak dokiman prensipal la, ou ka kòmanse k ap antre nan tèks ak / oswa koreksyon dokiman Pawòl ou. Ou pa ka, sepandan, fè chanjman nan sous done ou a nan Excel; si ou bezwen fè chanjman nan done yo, ou dwe fèmen dokiman prensipal la nan Pawòl anvan ou ka louvri sous la done nan Excel.

Antre jaden amalgame nan dokiman ou an fasil lè ou swiv etap sa yo:

  1. Klike sou bouton an Kreye Merge Field sou lapòs zouti merge. Anrejistre bwat dyalòj jaden an ap parèt.
  2. Mete aksan sou non an nan jaden ou vle insert nan lis la epi klike sou Mete .
  3. Bwat la ap rete louvri, sa ki pèmèt ou mete plis jaden. Si ou mete plis pase yon sèl jaden nan siksesyon, Pawòl pa pral otomatikman ajoute espas ant jaden yo nan dokiman ou; ou dwe fè sa a tèt ou apre ou fèmen bwat dyalòg la. Nan dokiman ou an ou pral wè non an jaden ki te antoure pa flèch doub.
  4. Lè w ap fè, klike sou Fèmen .

Mete Adrès Blòk ak Bonjou-Sèvi ak anpil atansyon

Microsoft dènyèman te ajoute yon lye karakteristik fizyone ki pèmèt ou insert blòk adrès ak liy bonjou. Pa klike sou bouton rèspèktif sou ba zouti a, Pawòl ap pèmèt ou mete plizyè jaden nan yon fwa, ranje nan varyasyon komen.

Bouton an bouton insert insert se youn sou bò gòch la; insert bonjou liy lan se sou bò dwat la.

Pli lwen, lè ou klike sou bouton swa, Pawòl montre yon bwat dyalòg ki ba ou kèk opsyon sou ki jaden ou ta renmen eleman, ki jan ou ta renmen yo dwe ranje, ki sa ponktiyasyon enkli ak lòt moun. Pandan ke sa a son dwat ase-e li se si w ap itilize yon sous done ki te kreye nan Pawòl-li ka jwenn konfizyon si w ap itilize yon Fèy travay Excel.

Sonje lè rekòmandasyon an sou ajoute yon ranje header nan fèy travay ou nan paj 1 nan atik sa a? Oke, si ou te rele yon lòt bagay jaden pase sa Pawòl itilize kòm yon non jaden pou done ki sanble, Pawòl ta ka matche ak jaden yo mal.

Ki sa sa vle di se si ou itilize blòk la insert insert oswa insert bouton bonjou liy , done yo ta ka parèt nan yon lòd diferan pase ou presize-tou senpleman paske etikèt yo pa matche ak. Erezman, Microsoft antisipe sa a ak bati nan yon karakteristik Matche Fields ki pèmèt ou matche ak non jaden ou a yo menm ki Pawòl itilize nan blòk yo.

Sèvi ak matche ak jaden pou korije kat jeyografik jaden

Pou matche ak jaden, swiv etap sa yo:

  1. Klike sou bouton an Match Matches sou ba ikòn nan.
  2. Nan bwat dyalòg jaden an, ou pral wè yon lis non jaden Pawòl la sou bò gòch la. Sou bò dwat nan bwat la, ou pral wè yon kolòn bwat dropdown. Non an nan bwat la dropdown chak se jaden an ki Pawòl ki itilize pou chak jaden respektif nan blòk la Adrès oswa bloke blòk liy. Pou fè nenpòt ki chanjman, tou senpleman chwazi non an jaden soti nan bwat la dropdown.
  3. Yon fwa w ap fè fè chanjman, klike sou OK .

Ou kapab tou pote bwat dyagram Jadendanbòn la pa klike sou bouton matche ak Fields nan pati anba a nan swa blòk an adrese anrejistreman oswa bonjou bwat dyalòg liy, tou de nan yo ki parèt lè ou klike sou bouton an ba ikòn rèspèktif.

Wè Mail Konfime dokiman yo

Anvan nou ale sou previewing ak enprime dokiman fizyone yo, yon nòt sou fòma: Lè yo mete jaden fizyone nan yon dokiman, Pawòl pa pote sou fòma a nan done yo soti nan sous la done.

Aplike Espesyal fòma soti nan Sous Spreadsheet

Si ou vle aplike fòma espesyal tankou italik, fonse oswa souliye, ou dwe fè sa nan Pawòl. Si ou ap gade dokiman an ak jaden, ou dwe chwazi flèch yo doub sou toude bò nan jaden an kote ou vle aplike fòma a. Si w ap gade done fusion yo nan dokiman an, tou senpleman mete aksan sou tèks ou vle chanje a.

Sonje ke nenpòt chanjman pral pote nan tout dokiman yo fusionné, pa sèlman yon moun nan.

Preview dokiman Fusion yo

Pou preview dokiman ki fusionné ou yo, klike sou bouton View Merged Done sou zouti Mail Merge la. Bouton sa a travay tankou yon switch activer, Se konsa, si ou vle tounen nan gade jis jaden yo epi yo pa done yo genyen ladan yo, klike sou li ankò.

Ou ka navige nan dokiman ki fusion yo lè l sèvi avèk bouton yo navigasyon sou Mail Merge ba ikòn nan. Yo, de gòch a dwat: Dosye Premye , Dosye anvan , Ale nan Dosye , Dosye Next , Dosye Denye .

Anvan ou rantre dokiman ou, ou ta dwe preview yo tout, oswa kòm anpil ke ou kapab verifye ke tout fusionman kòrèkteman. Peye atansyon an patikilye sou bagay tankou ponktiyasyon ak espas alantou done fusion yo.

Finalize Dokiman Mail ou a

Lè ou yo pare yo amalgame dokiman ou, ou gen de chwa.

Rantre nan Printer la

Premye a se fizyone yo nan enprimant lan. Si ou chwazi opsyon sa a, dokiman yo pral voye bay enprimè a san okenn modifikasyon. Ou ka rantre nan enprimant a tou senpleman pa klike la Merge nan bouton Printer ba ikòn.

Rantre nan yon nouvo dokiman

Si ou bezwen pèrsonalize kèk oswa tout dokiman yo (byenke, ou ta gen bon konprann ajoute yon nòt nòt nan sous done a pou nòt pèsonalize), oswa fè nenpòt ki lòt chanjman anvan ou enprime, ou ka rantre yo nan yon nouvo dokiman; si ou rantre nan yon nouvo dokiman, lapòs la merge dokiman prensipal ak done sous ap rete entak, men ou pral gen yon dezyèm dosye ki gen dokiman yo fusionné.

Pou fè sa, tou senpleman klike sou fizyon a nan bouton nouvo ba ikòn Dokiman .

Kèlkeswa sa ki metòd ou chwazi a, ou pral prezante ak yon bwat dyalòg nan ki ou ka di Pawòl yo rantre tout dosye, dosye aktyèl la, oswa yon seri dosye.

Klike sou bouton an opsyon akote chwa ou vle epi klike sou OK .

Si ou vle rantre nan yon seri, ou pral bezwen mete nan kòmansman kantite ak nimewo final la pou dosye yo ou ta vle mete nan rantre a anvan ou klike sou OK .

Si ou chwazi pou enprime dokiman yo, apre bwat dyalòg la vini, ou pral prezante ak bwat dyalòg an lèt detache. Ou ka kominike avèk li menm jan ou ta pou nenpòt lòt dokiman.