Dos ak Dont la antre nan Done nan Excel

01 nan 08

Excel Done Apèsi sou lekòl la

Tutorial sa a kouvri kèk nan DO yo debaz ak DON'Ts nan k ap antre nan done nan pwogram calcul tankou Excel, Google tableur, ak Open Office Calc.

K ap antre nan done kòrèkteman premye fwa a ka evite pwoblèm pita sou yo epi fè li pi fasil yo sèvi ak yon kantite zouti ak karakteristik Excel tankou fòmil ak tablo.

DO yo ak DON'Ts yo se:

1. Planifye calcul ou
2. Pa Kite kèk ranje oswa kolòn ba ou lè ou antre nan Done ki gen rapò ak
3. Fè sove souvan epi sove nan de kote
4. Pa sèvi ak chif yo kòm tit kolòn epi pa ajoute inite ak done yo
5. Itilize Referans Telefòn ak non yo nan Fòm
6. Pa kite selil ki gen fòmil ki pat fèmen
7. Fè sòt done ou

Fè plan Spreadsheet ou

Lè li rive k ap antre done nan Excel, li se yon bon lide fè yon ti jan nan planifikasyon anvan ou kòmanse tape.

Lè ou konnen sa ki fich travay la pral itilize pou, done yo li pral genyen, ak sa ki pral fèt ak done sa yo ka afekte anpil layout final la nan Fèy travay la.

Planifikasyon anvan tape ka ekonomize tan pita si calcul a bezwen yo dwe reorganized fè li pi efikas ak pi fasil yo travay avèk yo.

Pwen Konsidere

• Ki objektif calcul la?
• Ki kantite done ki pral tabliye a?
• Èske tablo bezwen?
• Èske yo pral enprime calcul a?

Ki sa ki objektif la nan Spreadsheet la?

• Rezon ki genyen nan calcul a pral ede detèmine kote adrès la, kòm enfòmasyon ki pi enpòtan yo bezwen vizib ak fasil pou jwenn.
• Kisa ki nesesè yo? Kalkil yo afekte sa ki fòmil ak fonksyon yo bezwen ak ki kote yo pral lokalize.

Konbyen Done Èske esklav la kenbe?

Kantite done done calcul la pral okòmansman kenbe ak konbyen yo pral ajoute pita ap afekte kantite a nan fich itilize.

• Pa gaye done ou yo twò anpil depi li ka fè enfòmasyon espesifik difisil pou jwenn ak kalkil ki kouvri fèy papye miltip oswa manyèl ka kòmanse afekte pèfòmans Excel a.
• Pou fichye gwo, li pafwa itil pou montre kolòn enpòtan anlè sifas yo kolòn, olye ke fòse itilizatè yo desann nan fon an nan Fèy travay la yo wè enfòmasyon an.

Èske charj ki nesesè?

Si tout oswa yon pati nan done yo se yo dwe parèt nan yon tablo oswa tablo, li ka afekte nan layout nan enfòmasyon,

• Tou depan de ki kalite tablo, done yo ka bezwen yo dwe gwoupe yon fason diferan - tankou anplwaye yon zòn rezime pou tablo tat.
• Pou tableaux gwo, tablo ka deplase nan paj separe pou fasilite kwense

Èske eskalye a dwe enprime?

Ki jan done ranje ka afekte si tout oswa kèk nan done yo ap enprime, depann de si se pòtrè oswa Layout jaden flè chwazi ak nimewo a nan fèy bezwen.

• Si yo dwe itilize pòtrè papye sou papye gwosè regilye (8 1/2 X 11), konsidere mete pi fò nan done yo nan ranje anba yon kolòn kèk, pou tout tit yo vizib sou yon sèl fèy.
• Si fèy papye miltip yo bezwen, konsidere tit tit kolòn nan tèt chak paj pou fè lekti done yo pi fasil.
• Si kolòn anpil nan done bezwen enprime, Layout peyizaj ka kenbe tout tit sou yon paj. Ankò, si fèy papye miltip yo bezwen, enprime kopi tit sou tèt chak paj.
• Si tablo yo dwe enprime, deplase yo nan yon fèy separe ka senplifye travay la.

02 nan 08

Pa kite ranje oswa kolòn ki ba nan Done ki gen rapò

Kite ranje vid oswa kolòn nan done done oswa chenn ki gen rapò nan done ka fè li trè difisil byen sèvi ak yon kantite karakteristik Excel tankou tablo, pivote tab, ak fonksyon sèten.

Menm selil vid nan yon ranje oswa kolòn ki gen done ka lakòz pwoblèm jan yo montre nan imaj ki anwo a.

Absans nan espas vid ap tou fè li pi fasil pou Excel detekte epi chwazi tout done ki gen rapò nan yon seri si karakteristik tankou klasman , filtraj, oswa AutoSum yo te itilize.

Olye ke kite ranje vid oswa kolòn, sèvi ak fontyè oswa fòma tit ak etikèt lè l sèvi avèk fonse oswa souliye yo nan lòd yo kraze done yo, epi fè li pi fasil li.

Antre nan done ou kolòn-ki gen bon konprann lè sa posib.

• Lè wap mete kalkil ou, mete yon tit deskriptif nan tèt premye kolòn tab la avèk done anba a.
• Si gen plis pase yon sèl seri done, mete yo youn apre lòt nan kolòn (gòch a dwat) ak tit la pou chak seri done nan tèt la.

Kenbe Done ki asosye separe

Pandan ke kenbe enfòmasyon ki gen rapò ansanm enpòtan, an menm tan an, li ka itil kenbe chenn gen rapò nan done separe.

Kite kolòn vid oswa ranje ant diferan chenn done oswa lòt done sou fich travay la pral ankò fè li pi fasil pou Excel kòrèkteman detekte epi chwazi chenn ki gen rapò oswa tab nan done.

03 nan 08

Fè sove souvan

Enpòtans pou ekonomize travay ou souvan pa ka egzajere - oswa deklare twò souvan.

Natirèlman, si w ap sèvi ak yon entènèt ki baze sou calcul - tankou Google tableur oswa Excel sou entènèt - Lè sa a, ekonomize se pa yon pwoblèm, depi ni pwogram gen yon opsyon sove men, olye, travay ak yon karakteristik sove oto.

Pou pwogram ki baze sou òdinatè menm si, apre de oswa twa chanjman - si li nan ajoute done, fè yon chanjman fòma, oswa k ap antre nan yon fòmil - sove fichye a.

Si sa sanble twòp, sove omwen chak de ou twa minit.

Menm si estabilite nan òdinatè ak lojisyèl òdinatè amelyore byen wo sou dènye ane yo kèk, lojisyèl an toujou aksidan, echèk pouvwa toujou rive, ak lòt moun pafwa vwayaj sou kòd pouvwa ou ak rale li soti nan priz la miray.

Men, lè li rive, pèt la nan nenpòt ki kantite done - gwo oswa ti - sèlman ogmante kantite travay ou menm jan ou eseye rekonstwi sa ou te deja fè.

Excel gen yon karakteristik sove oto , ki anjeneral travay trè byen, men li pa ta dwe konte sou. Jwenn nan abitid la nan sere done pwòp ou yo ak souvan sove.

Rakoursi Ekonomize

Ekonomize pa gen yo dwe yon travay pénible nan deplase sourit la riban an epi klike sou ikon, jwenn nan abitid la nan ekonomize lè l sèvi avèk konbinezon an klavye klavye nan:

Ctrl + S

Fè Save nan De Andwa

Yon lòt aspè nan ekonomize ki pa ka egzajere se enpòtans ki genyen nan ekonomize done ou nan de kote diferan.

Dezyèm kote a se, nan kou, yon backup, epi li te di anpil fwa, "Sovgad yo tankou asirans: gen yon sèl ak pwobableman ou pa pral bezwen li, pa gen yon sèl ak pwobableman ou pral".

Pi bon backup la se youn ki nan yon diferan kote fizik soti nan orijinal la. Apre yo tout, ki sa ki pwen an ki gen de kopi yon dosye si yo

• yo sou menm kondwi a difisil ki echwe?
• sou òdinatè a menm, ki vin yo vòlè li?
• nan menm bilding lan ki boule nan tè a?

Web ki baze sou sovgad

Yon fwa ankò, fè yon backup pa gen yo dwe yon travay pénible oswa tan konsome.

Si sekirite se pa yon pwoblèm - Fèy travay la se yon lis DVD ou a - Hamelin tèt ou yon kopi lè l sèvi avèk lapòs entènèt pou ke yon kopi rete sou sèvè a se pwobableman ase.

Si sekirite se yon pwoblèm, depo entènèt se toujou yon opsyon - kwake ak yon konpayi ki espesyalize nan ki sòt de bagay ak chaje yon frè pou fè sa.

Nan ka a nan tableur sou entènèt, prezimableman, mèt pwogram nan backup serveurs yo - ak sa a gen ladan tout done itilizatè. Men, yo dwe san danje, telechaje yon kopi dosye a nan òdinatè pwòp ou yo.

04 nan 08

Pa sèvi ak chif yo kòm tit kolòn epi pa ajoute inite ak done yo

Fè itilize tit nan tèt kolòn ak nan kòmansman ranje yo idantifye done ou, menm jan yo fè operasyon tankou klasman pi fasil, men se pa itilize nimewo tankou - 2012, 2013, ak sou sa - fè li.

Kòm yo montre nan imaj ki anwo a, kolòn ak ranje tit ki jis nimewo yo ka inadvèrtans dwe enkli nan kalkil. Si fòmil ou genyen fonksyon tankou:

• AutoSum ,
• AutoMax ,
• AutoAverage .

ki otomatikman chwazi ranje a nan done pou agiman fonksyon an.

Tipikman, fonksyon sa yo premye gade moute pou kolòn nimewo pi wo a kote yo ye ak Lè sa a, sou bò gòch la pou yon ranje nimewo, ak nenpòt ki tit ki jis nimewo yo pral enkli nan seri a chwazi.

Numbers ki itilize kòm tit ranje kapab tou fè erè kòm yon lòt seri done si yo chwazi kòm yon pati nan yon ranje pou yon tablo olye ke rach etikèt.

Fòma nimewo nan selil yo tit kòm tèks oswa kreye etikèt tèks pa anvan chak nimewo ak yon apostrof (') - tankou' 2012 ak '2013. Apwopèt la pa montre nan selil la, men li chanje kantite a nan done tèks.

Kenbe inite nan tit yo

Pa fè: antre lajan, tanperati, distans oswa lòt inite nan chak selil ak done yo.

Si ou fè, gen yon bon chans ke Excel oswa Google tableur pral wè tout done ou kòm tèks.

Olye de sa, mete inite nan tèt yo nan tèt kolòn nan, ki, menm jan bagay sa yo rive, ap asire ke tit sa yo omwen yo se tèks epi yo pa pral kreye pwoblèm nan diskite anwo a.

Tèks sou bò gòch, Resansman nan dwa

Yon fason rapid pou di si ou gen swa tèks oswa nimewo done se yo tcheke aliyman an nan done yo nan yon selil. Pa default, done tèks se aliyen sou bò goch la nan Excel ak Google tableur ak done done ki adapte sou bò dwat la nan yon selil.

Malgre ke aliyman default sa a ka fasil chanje, fòma se pa nòmalman aplike jiskaske apre tout done ak fòmil yo te antre, se konsa aliyman nan default ka ba ou yon siy bonè nan ke yon bagay se mal nan Fèy travay la.

Pousan ak senbòl lajan

Pratik la pi bon pou k ap antre nan tout done nan yon Fèy travay se antre nan jis nimewo a plenn ak Lè sa a, fòma selil la yo montre nimewo a kòrèkteman - ak sa a gen ladan pousantaj ak kantite lajan lajan.

Excel ak Google tableur, sepandan, aksepte senbòl pousan ke yo tape nan yon selil ansanm ak nimewo a ak tou de rekonèt senbòl lajan komen, tankou siy dola ($) oswa senbòl la liv Britanik (£) si yo tape nan yon selil ansanm ak done done, men senbòl lajan lòt, tankou Sid Afriken Rand (R), ap gen anpil chans pou entèprete kòm tèks.

Pou evite pwoblèm potansyèl, swiv pi wo a mansyone pi bon pratik la ak antre nan kantite lajan an ak Lè sa a, fòma selil la pou lajan olye ke sezisman nan senbòl la lajan.

05 nan 08

Itilize Referans Telefòn ak non yo nan Fòm

Tou de referans selil yo ak chenn yo rele yo ka epi yo ta dwe itilize nan fòmil fè li pi vit ak pi fasil kenbe fòmil yo ak ekstansyon, Fèy travay la tout antye, gratis nan erè ak jiska dat.

• Referans selil yo se yon konbinezon de lèt kolòn ak nimewo ranje yon selil - tankou A1, B23, ak W987 - epi yo itilize pou idantifye ki kote done nan yon fich travay.
• Yon seri non oswa non defini ki sanble ak yon referans selil nan ke li se itilize yo idantifye yon selil oswa ranje nan selil nan yon Fèy travay.

Referans Done nan Fòmil

Fòmil yo te itilize nan Excel fè kalkil - tankou adisyon oswa soustraksyon.

Si nimewo reyèl yo enkli nan fòmil - tankou:

= 5 + 3

Chak fwa ke done yo chanje- di 7 ak 6, fòmil la bezwen yo dwe edited ak nimewo yo chanje pou fòmil la vin:

= 7 + 6

Si, olye de sa, done yo antre nan selil nan Fèy travay la, referans yo selil - oswa non ranje - ka itilize nan fòmil la olye ke nimewo yo.

Si nimewo 5 la antre nan selil A 1 ak 3 nan selil A2, fòmil la vin:

= A1 + A2

Pou aktyalizasyon done yo, chanje sa ki nan selil A1 ak A2, men fòmil la rete menm bagay la tou - Excel otomatikman dènye rezilta fòmil yo.

Ekonomi yo nan tan ak efò yo ogmante si Fèy travay la gen fòmil plis konplike epi si fòmil miltip referans menm bagay la depi done yo bezwen sèlman chanje nan yon sèl kote ak tout fòmil ki referans li yo pral mete ajou.

Sèvi ak referans selil yo oswa chenn yo rele tou fè fich travay ou pi an sekirite, depi li pèmèt ou pwoteje fòmil yo soti nan chanjman aksidan pandan y ap kite selil done ki chanje aksesib.

Montre nan Done yo

Yon lòt karakteristik nan Excel ak Google tableur se yo ke yo pèmèt ou antre nan referans selil oswa non ranje nan fòmil lè l sèvi avèk montre - ki enplike klike sou yon selil antre nan referans la nan fòmil la.

Montre diminye posibilite pou erè ki te koze pa tape nan referans selil la mal oswa mispelling yon non ranje.

Sèvi ak non yo chwazi pou chwazi Done

Bay yon zòn nan done ki gen rapò yon non ka fè li pi fasil yo chwazi done yo lè yo pote soti kalite oswa operasyon filtraj.

Si gwosè a nan yon zòn done chanjman, ka ranje a nan yon non fasil dwe modifye lè l sèvi avèk Manadjè a Non .

06 nan 08

Pa kite selil ki gen fòmilè san pwoteksyon

Apre ou fin pase anpil tan ap resevwa fòmil yo kòrèk ak lè l sèvi avèk referans yo selil kòrèk, anpil moun fè erè nan kite sa yo fòmil vilnerab a chanjman aksidan oswa entansyonèl.

Pa mete done nan selil ki nan fèy travay la ak Lè sa a, referans ki done nan fòmil, pèmèt selil yo ki gen fòmil yo dwe fèmen ak, si sa nesesè, modpas pwoteje kenbe yo an sekirite.

An menm tan an, selil yo ki gen done yo ka kite klete konsa ke chanjman ka fasil pou antre nan yo nan lòd yo kenbe calcul a jiska dat.

Pwoteje yon fèy travay oswa liv travayè se yon pwosesis de etap:

1. Asire w ke selil yo kòrèk yo fèmen
2. Aplike opsyon an fèy pwoteje - e si vle, ajoute yon modpas

07 nan 08

Fè sòt done ou

Èske sòt done ou apre ou fini k ap antre nan li.

Travay ak ti kantite done ki pa klase nan Excel oswa Google tableur se pa anjeneral yon pwoblèm, men kòm yon kantite done ogmante konsa fè difikilte pou nan travay avèk li avèk efikasite.

Ranje done se pi fasil pou konprann ak analiz ak kèk fonksyon ak zouti, tankou VLOOKUP ak SUBTOTAL mande pou klase done yo nan lòd yo retounen rezilta ki kòrèk la.

Epitou, Fouye done ou nan diferan fason ka fè li pi fasil tach tandans ki pa evidan an premye.

Chwazi done yo dwe klase

Anvan done yo ka klase, Excel bezwen konnen ranje a egzak ki se yo dwe Ranje, epi anjeneral, Excel se trè bon nan chwazi zòn nan done ki asosye - toutotan lè li te antre,

1. pa gen okenn ranje vid oswa kolòn te rete nan yon zòn nan done ki gen rapò;
2. ak ranje vid ak kolòn te rete ant zòn nan done ki gen rapò.

Excel pral menm detèmine, san patipri avèk presizyon, si zòn nan done gen non jaden ak eskli ranje sa a soti nan dosye yo dwe klase.

Sepandan, sa ki pèmèt Excel chwazi seri a yo dwe Ranje ka riske - sitou ak gwo kantite done ki difisil yo tcheke.

Sèvi ak non yo chwazi Done

Pou asire ke done ki kòrèk la chwazi, mete aksan sou ranje a anvan ou kòmanse sòt nan.

Si seri a menm se yo dwe klase repete, apwòch ki pi bon se bay li aName.

Si se yon non defini pou ranje a yo dwe klase, tape non an nan bwat non an , oswa chwazi li nan lis gout asosye ak Excel pral otomatikman mete aksan sou seri ki kòrèk la nan done nan fichye a.

Kache ranje ak Kolòn ak klasman

Ranje Hidden ak kolòn nan done yo pa deplase pandan klasman, Se konsa, yo bezwen yo dwe unhidden anvan sòt nan pran plas.

Pou egzanp, si ranje 7 kache, epi li se yon pati nan yon seri de done ki klase, li pral rete kòm ranje 7 olye ke yo deplase nan kote kòrèk li yo kòm yon rezilta nan sòt nan.

Menm bagay la tou ale pou kolòn done. Fouye pa ranje enplike nan kolòn reordering nan done, men si Column B kache anvan sòt nan, li pral rete kòm Column B epi yo pa reordered ak kolòn yo lòt nan seri a klase.

08 nan 08

Tout nimewo yo ta dwe magazen kòm nimewo

Nimewo: Tcheke ke tout nimewo yo estoke kòm nimewo. Si rezilta yo pa sa ou te espere, kolòn nan ka gen nimewo ki estoke kòm tèks epi yo pa kòm nimewo. Pou egzanp, nimewo negatif enpòte nan kèk sistèm kontablite oswa yon nimewo antre nan yon dirijan '(apostrophe) yo estoke kòm tèks.

Lè ou byen vit sòt done ak bouton an AZ oswa ZA, bagay sa yo ka ale horribly mal. Si gen yon ranje vid oswa kolòn vid nan done yo, yon pati nan done yo ka klase, pandan y ap done lòt yo inyore. Imajine dezòd la ou pral gen, si non ak nimewo telefòn pa matche ak, oswa si lòd ale nan kliyan yo mal!

Fason ki pi fasil pou asire ke seri ki kòrèk la nan done yo chwazi anvan klasman se bay li yon Non.

Sipozisyon an dezyèm afekte egzakteman sa Excel kalite. Si ou gen yon selil sèl chwazi, Excel fin seleksyon an yo ka chwazi yon seri (anpil tankou peze Ctrl + Shift + 8) bòne pa youn oswa plis kolòn vid ak ranje. Li Lè sa a, egzaminen premye ranje a nan seri a chwazi yo detèmine si li gen enfòmasyon header oswa ou pa.

Sa a se kote klasman ak zouti yo ba zouti ka vin difisil-header ou (asepte ou gen youn) dwe rankontre kèk direktiv olye strik nan lòd pou Excel yo rekonèt li kòm yon header. Pou egzanp, si gen nenpòt selil vid nan ranje a header, Excel ka panse ke se pa yon header. Menm jan an tou, si ranje a header fòma menm jan ak ranje yo lòt nan seri a done, Lè sa a, li pa ka rekonèt li. Osi byen, si tab done ou a konsiste antyèman nan tèks ak ranje header ou gen anyen men tèks, Excel pral-nòmalman tout tan-fail la rekonèt ranje a header. (Ranje a sanble jis tankou yon lòt ranje done nan Excel.)

Se sèlman apre yo fin chwazi seri a epi pou detèmine si gen yon ranje header pral Excel fè klasman aktyèl la. Ki jan ou kontan ak rezilta yo depann de si wi ou non Excel te resevwa tou de seleksyon an ranje ak detèminasyon an ranje header dwa. Pou egzanp, si Excel pa panse ou gen yon ranje header, epi ou fè, Lè sa a, se header ou klase nan kò a nan done yo; sa a se jeneralman yon move bagay.

Pou asire ke ranje done ou rekonèt kòrèkteman, sèvi ak Ctrl + Shift + 8 rakoursi a yo wè sa Excel chwazi; sa a se sa ki pral Ranje. Si li pa matche ak atant ou, Lè sa a, ou bezwen swa modifye karaktè a nan done ki nan tablo ou a, oswa ou bezwen chwazi seri a done anvan ou sèvi ak bwat dyalòg la Triye.

Pou asire ke se tit ou rekonèt kòrèkteman, sèvi ak Ctrl + Shift + 8 rakoursi a chwazi seri a done, Lè sa a, gade nan premye ranje a. Si header ou gen selil vid nan mitan moun ki chwazi nan premye ranje a oswa premye ranje a fòma jis tankou dezyèm ranje a, oswa ou gen plis pase yon sèl ranje header chwazi, Lè sa a, Excel sipoze ou pa gen okenn ranje header nan tout. Pou korije sa a, fè chanjman nan ranje header ou a asire w ke li rekonèt byen pa Excel.

Finalman, tout parye yo ta ka koupe si tab done ou sèvi ak plizyè-ranje Tèt. Excel gen yon tan difisil rekonèt yo. Ou konpoze pwoblèm nan lè ou espere li genyen ladan yo ranje vid nan header sa a; li jis pa ka fè li otomatikman. Ou ka, sepandan, tou senpleman chwazi tout ranje yo ou vle sòt anvan yo fè sòt nan. Nan lòt mo, dwe espesifik nan sa ou vle Excel sòt; Pa kite Excel fè sipozisyon yo pou ou.
Dat ak Times ki estoke kòm tèks

Si rezilta yo nan klasman pa dat pa vire soti jan yo espere, done ki nan kolòn nan ki gen kle a sòt ka gen ladan dat oswa fwa ki estoke kòm done tèks olye ke nimewo (dat ak fwa yo se jis fòma done done).

Nan imaj ki pi wo a, dosye a pou A. Peterson te fini nan pati anba a nan lis la, lè, ki baze sou dat prete - 5 novanm 2014 -, yo ta dwe mete dosye a pi wo a dosye a pou A. Wilson, ki tou gen yon dat prete nan Novanm 5.

Rezon ki fè la pou rezilta inatandi se ke dat prete pou A. Peterson te estoke kòm tèks, olye ke yon nimewo
Melanj Done ak kalite rapid.

Lè l sèvi avèk metòd la sòt rapid nan dosye ki gen tèks ak nimewo done yo melanje ansanm, Excel klase nimewo a ak done tèks separeman - mete dosye yo ak done tèks nan pati anba a nan lis la klase.

Excel ka gen ladan tou tit yo kolòn nan rezilta yo sòt - entèprete yo kòm jis yon lòt ranje nan done tèks olye ke kòm non yo jaden pou tab la done.
Kalite Avètisman - Bwat dyalòg Sort

Menm jan yo montre nan imaj ki anwo a, si bwat dyalòg la itilize, menm pou kalite sou yon sèl kolòn, Excel montre yon mesaj avètisman ou ke li te rankontre done ki estoke kòm tèks ak ba ou chwa a nan:

Sòt anyen ki sanble yon nimewo kòm yon nimewo
Nimewo kalite ak nimewo ki estoke kòm tèks separeman

Si ou chwazi opsyon nan premye, Excel ap eseye mete done yo tèks nan kote ki kòrèk la nan rezilta yo sòt.

Chwazi opsyon nan dezyèm ak Excel pral mete dosye yo ki gen done tèks nan pati anba a nan rezilta yo sòt - menm jan li fè sa ak kalite rapid.